Comunicação Corporativa >>> @artigonal

O grande problema da Comunicação Corporativa


Por Ruben Zevallos Jr.* 


Nos tempos de Internet, em que você pode se comunicar de maneira instantânea com pessoas do outro lado do mundo ou, ainda, pode passar um e-mail que certamente o outro receberá, é difícil acreditar que ainda podemos ter problemas de comunicação no âmbito de uma empresa ou até de uma corporação.


Estamos na era da comunicação, na qual o e-mail, celular, a Internet, entre tantas tecnologias, estão aí para nos aproximar e até importunar, mas todo o objetivo é aumentar a nossa interatividade com o mundo que está cada dia mais frenético e necessitado de respostas.


Por incrível que pareça, temos problemas, que são muitos. Vou procurar listá-los e, para uma crítica construtiva, incluirei também sugestões para melhorá-la.


Mensagem Instantânea sem resposta


Com o advento do ICQ e seus filhos, como o MSN, Yahoo, AIM e agora o GTalk, o contato que poderia demorar algumas horas passou para algo “instantâneo”. Você vê o seu interlocutor online e já pode teclar com ele.


Não ignore a chamada


O chato é que muitas pessoas tendem a ignorar as mensagens recebidas, por diversos motivos… por estarem ocupadas, não quererem falar com o outro ou julgarem que não é importante.


Se você está ocupado, coloque como ocupado e, se alguém te procurar, você poderá ou não responder. Se você estiver online… então responda!!!


Não deixe o outro esperando a sua resposta


Você iniciou uma conversa? Então a mantenha no ritmo de uma conversa. Não deixe o outro esperando a sua resposta.


As mensagens instantâneas devem ser comparadas ao telefone, pois imagine você ficando calado do outro lado?


E-mail pessoal não respondido


A pior coisa é você mandar um e-mail para alguém e não ter resposta. NENHUMA mesmo. Nada… nem um recebido… é complicado.


Imagine: Então, você, por pensar que o outro não recebeu, manda novamente… e continua sem resposta. Você vai lá e manda mais uma vez… e, como continua sem resposta, imagina que o outro lado não está interessado.


A cena acima acontece comigo quase todos os dias… o e-mail é um sistema de mensagens que é assíncrono, mas não quer dizer que precisa ser totalmente sem resposta.


Quando for alguma mensagem comercial, não estou falando SPAM, porque SPAM merece é que seja denunciado no www.spamcop.net, você deve responder com um agradecimento à mensagem, se você a leu, ou dizendo que lerá com calma e dará uma resposta oportunamente.


Mas estou ocupado: Então não use e-mail, porque ele tem essa conveniência, de você receber sem ser interrompido.  Eu sempre reservo algumas horas do dia para dar as respostas aos e-mail. Faça o mesmo.


E-mail pessoal não lido


Essa é a pior de todas. Você manda para alguém a mensagem. Ela tem o seu grau de importância e, quando você questiona ao seu interlocutor, ele demonstra que não leu ou se faz de desentendido.


Ter uma caixa postal requer responsabilidade, não dá para simplesmente ignorar mensagens, não importa quantas sejam.


Se você recebe muitas mensagens, procure selecioná-las em pastas, dando as devidas prioridades, mas não deixe de lê-las.


E-mail de algum grupo da empresa


É normal as empresas criarem pequenos grupos de usuários para informar. É o equivalente ao memorando circular, mas sem o incômodo de ser interrompido para ler e assinar.


Se você é usuário de algum grupo, seja coerente e não encha as caixas postais dos outros.


Mensagens respondidas sem sentido ou sem conteúdo


Tudo bem… você vai lá e responde à mensagem, mas não explica e nem procura deixar claro o que deseja.


Recomendo que se utilize algo para que fique claro o que você pensa a cada momento da mensagem.


Sempre procurar imaginar que os outros não são videntes


É muito comum ouvir pessoas dizendo… pensei que você sabia, por isso não mandei ou não respondi à mensagem. Lembro que você comentou, achei que a mensagem era desnecessária.


Recomendo que você responda ou pelo menos pergunte todas as mensagens recebidas. Não imagine que o outro poderá saber de alguma forma.


Documente sempre


O e-mail é a forma mais interessante de se documentar alguma atividade. Seja um recado de telefone. Seja uma ordem de compra ou até algum comentário com colegas sobre alguma atividade. O e-mail serve como memória, tanto para você, como para os outros. Eu já tive muitos problemas que forem resolvidos com a apresentação ou reenvio de mensagens, inclusive, os Logs do servidor de e-mail.




Fonte: Artigonal